第一章 总则
第一条 为了加强人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，为组织人事部门全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为学校积累档案史料，制定本办法。  
第二条 人事档案是组织、人事等有关部门，按照党和国家的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历。
第三条 人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度、严密保管，确保人事档案的完整与安全。  
第四条 学校教职工的人事档案由学校人事科统一交黄冈市人力资源保障局管理。
第二章 档案材料的收集范围
第五条 在人事工作中形成的黄冈科技职业学院聘用教职工审批表、个人简历、身份证复印件、学历及职称复印件等。  
第六条 考察、考核干部工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，职工定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
第七条 国民教育、成人教育、考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书;培训结业成绩登记表、学习鉴定，博士后研究人员工作期满登记表等材料。  
第八条 评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表以及工人技术等级考试(考核)材料。  
第九条 更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。  
第十条 党、团组织建设工作中形成的有关材料:
 一、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1-2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;党员登记表;取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档);退党材料;
 二、中国共产党青年团入团志愿书、申请书、团员登记表，退团材料;
 三、加入民主党派的有关材料。
 第十一条 在校级以上表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进教师、先进工作者、有突出贡献优秀专家、优秀党务工作者、优秀党、团员审批(呈报)表，先进事迹材料，各种业务技术奖励等材料。
 第十二条 纪检、监察和行政管理等部门工作中形成的有关材料;处分决定，免予处分的意见，核实(调查)报告、本人检查交待材料;全校通报批评材料;法院判决书、离婚材料等。
第十三条 干部任免及干部聘用工作中形成的材料:干部任免审批(呈报)表(包括所附的考察材料);聘干审批表(包括所附的考察材料)。
 第十四条 办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、工资变动审批表、提职晋级和奖励工资审批表;享受特殊津贴的报告;解决各种待遇问题的报告、批复材料等。
 第十五条 出席县(区)级以上党代会、人代会、政协会议和校级以上团代会及教、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。
  第十六条 处理工伤事故工作形成的有关材料:体检表、工伤致残诊断书、工伤认定报告。
 第十七条 办理离退休工作中形成的有关材料:离、退休审批表。
第十八条 其他可供组织参考、有保存价值的材料。
第三章  收集方法
 第十九条 全校各单位都应建立档案材料收集网络，健全人事档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。
第二十条 形成人事档案材料的部门，必须在形成材料后的一个月内，将材料送交校人事科档案室归档。
  第二十一条 人事科档案室若发现有关部门送交归档的材料不符合归档的要求，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成档案材料的部门有责任按规定认真办理。    第四章 归档与整理
   第二十二条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整齐全、内容真实，文字清楚、对象明确，手续完备。由组织形成的材料有形成的时间和组织印章，个人撰写材料有形成的时间和本人签字。  
第二十三条 人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出空白2厘米以上，便于装订。文字不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。
   第二十四条 收集的材料应及时归档，对档案进行定期整理。在整理过程中，做到:鉴别认真，分类准确，目录清楚，编排有序，加工合理，装订美观。
第五章  档案提供利用
第二十五条 提供利用的范围:  
一、涉及教职工入党(团)、考察、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件、福利待遇、退(离)休、治丧等，可查阅档案。
 二、因编写史志了解情况，而当事人病重不能书写或口述的、可提供有关部分材料。
 三、纪检、监察、公安、保卫部门因工作业务需要，了解人事档案有关情况时，可提供有关部分材料。
 第二十六条 因工作需要查(借)阅档案，须遵守以下规定:  一、查(借)阅人员必须是政治上可靠的中共党员。
二、查(借)阅前，须填写《查(借)阅人事档案报告表》。
 三、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
 四、档案一般不外借。确因特殊情况必须借用，应写明借阅理由，经组织或人事部门负责人批准后，方可借出，并按期归还。
 五、需摘录或复制档案材料的有关内容，应征得档案管理人员同意，并办理登记手续。
第六章  档案的转递
 第二十七条 转递人事档案和档案材料，必须做到及时、完整、准确、安全、保密。
 第二十八条 教职工工作调动或改变主管单位后，应在15天内将档案转至新的主管单位。
 第二十九条 人事档案应通过机要交通转递或派中共党员干部专人送取，不准邮寄或由其本人及亲属自带。
第七章 附 则
第三十条 本办法由校办公室人事科负责解释  
第三十一条 本办法自公布之日起执行。