各院部、处室：
为规范学校的会议管理，加强会议室的合理利用，并对其进行有效管理、保证会议室整洁，各类设施完好，提高会议管理效率和会议质量，确保学校各类会议顺利召开，特制定本管理办法。
一、会议室仅用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。
二、本管理办法适用于学校各级、各类会议的组织和管理。
三、学校会议类型有：党委会、主题党日、校长办公会，校务例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议等。
四、会议室使用细则:
（一）遗爱湖校区行政楼三楼会议室、何家湖校区致远楼321会议室由校党委办公室负责管理和使用登记，其它会议室由校办公室负责管理和使用登记。
（二）会议室内所有设备、工具、办公用品未征得管理部门同意，任何人不得拿出会议室或作为他用。若确需借用，必须征得管理部门同意后方可动用，事后归还原处。会议室配置的影音设备由办公室负责监督管理，各部门（学院）使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事人和使用单位的相应责任，按价赔偿；
（三）会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；多个部门会议时间冲突的情况下，各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；
（四）会议组织部门（学院）根据会议时间、会议类型、参会人员级别和参会人数至少提前1天到会议室管理单位填写《会议室使用申请单》预约会议室；
（五）如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；
（六）各部门（学院）应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若30分钟后未到，则会议室使用权由办公室另作安排；
（七）如部门（学院）临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室；
（八）会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行；
（九）办公室按每周会议申请单提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室清洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。
（十）开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑和张贴各类宣传海报等，尽量保持室内清洁。
（十一）、会议结束后，使用人员(部门)应开展必要的检查，检查安全(电源)，关闭多媒体、音响等设备，关好窗、空调，锁好门。如发现设备故障或公物损坏要及时报至办公室，及时维修，确保其他会议的顺利开展。安全责任人为申请者所属部门(学院)负责人。
五、本管理办法自下发之日起执行。