黄冈科技职业学院信访工作条例
第一章  总 则
第一条 为保持学校各级党政领导与师生员工的密切联系，做好新时代信访工作，保护信访人的合法权益，使信访工作规范化、制度化，更好地推动“民主办学，依法治校”工作，根据国务院《信访条例》、国家信访局关于印发《初次信访事项办理办法》等有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 学校信访工作是指个人或组织采用书信、电话、传真、走访、电子邮件等形式，向学校反映情况、提出意见、建议和要求，及对违纪人员的检举、控告，由学校或有关部门依据有关政策和规定处理的过程。
第三条 做好信访工作是学校一项重要的政治任务，对贯彻执行党和国家的方针、政策，密切学校党委和行政同师生员工的联系，调动广大师生员工的积极性，维护学校稳定，促进学校事业的和谐、健康、持续发展具有重要的意义。
第四条 师生员工通过来信来访，向学校提出要求、意见、建议，或检举、揭发、申诉是宪法赋予的民主权利，是师生员工参与学校民主管理的重要手段。
第五条 学校师生员工、家属或其他组织应按照正常程序反映并解决问题，如遇特殊情况，也可通过信访途径反映解决。学校各单位必须做好信访工作，认真处理来信，接待来访，倾听师生员工的意见、建议和要求。
第六条 信访工作人员应当文明接待来访人员，认真处理信访材料，主动接受师生员工的监督。
第二章  组织领导
第七条  学校一把手对信访工作负总责，亲自抓重大、复杂信访案件。学校设立信访工作办公室(下称信访办，设在学校办公室综合科)，代表学校受理群众信访事项，并负责组织、协调各部门的日常信访工作。学校办公室要安排专职或兼职人员负责信访日常工作。
第八条各单位要明确一位负责人分管信访工作，确定一位党性强、作风正派、有一定政策水平和实际工作能力的兼职信访员，建立必要的基层信访工作制度，使师生来信来访及时、妥善、有效地得到处理。
第九条 各单位接到涉及校内其它单位的信访事件，报信访办协调处理。
第三章  工作原则
第十条 以事实为依据，以党和政府的政策、国家的法律法规为准绳，深入调查研究，区别情况，实事求是地妥善处理师生来信来访中所提出的各类问题、意见、建议。
第十一条 坚持“畅通渠道”、“预防和化解矛盾相结合”“依法、及时解决问题与疏导教育相结合”的原则，实行“部门管理、分级负责。
第四章  信访办理
第十二条 接待来访群众、接听群众电话、处理群众来信、处理网上开设的“校长信箱”等是信访工作的不同形式，应按照各自特点，按照有关规定做好信访处理工作。
第十三条 接到群众来信、来电后，工作人员必须按下列方式认真办理。
1. 阅信（笔录）。当日来信，当日开封，不拖延，不积压。做到准确、及时、认真、细致。拆封时要注意：一是对来信中夹有的各种证件、票证、现金等进行认真核查登记，与原信一起妥善保管；二是对来信有缺页、破损的，要注明情况；三是要注意保持信封和邮票的完整，以佐证投信的时间、地址；四是信封与信纸一并装订，如属上级机关或其他部门转来办理的信件，随信的转办单等材料应一并装订。接听来电时要仔细做好笔录，要和来电人核对、确认并认真整理等。
2. 登记。逐项登记来信来电者的姓名、单位、联系方式和反映的问题、要求等内容。
3. 处理。一般性的群众来信，由校信访办办理；重要来信在校信访办有关负责人签批后，呈请校领导批示。根据来信所反映问题的性质，校信访办工作人员，及时、妥善处理或及时转办或交办。
4. 回复。除匿名信（电话）、化名信（电话）外，群众来信来电处理完毕后，原则上都应及时认真地答复。向群众宣传政策，做思想工作，告知处理情况，答复处理结果，做到信访“件件有回音”。复信要防止简单化，力求亲切、适度和有针对性，体现校党委和行政对群众信访的重视。
5.存档。信访办要按照周期将已办结的群众来信、来电及时归档封存。
第十四条 接待人民群众来访，是学校各级领导直接同群众对话的一种形式，各级信访工作人员要以对广大师生员工负责的态度，热情接待来访人员，耐心听取反映的问题、意见和建议，并按以下流程予以办理。
1. 登记。了解来访者的基本情况，并将来访者的基本情况予以登记。登记内容包括来访人姓名、工作单位或部门、联系电话、通讯地址以及反映的主要问题、意见或建议，再按来访人所反映问题、意见或建议的性质，合理分流处理。
2. 接待。接待人员与来访者直接交谈，耐心地倾听来访人的问题、意见或建议，要把事情经过、主要情节、过去上访和处理的情况、这次来访的要求及其理由了解清楚；把来访人所反映的主要问题记录下来，弄清来访者所反映问题的性质。
3. 处理。对一般性的来访事项，由校信访办办理；重要来访事项，由校信访办呈请校领导批示办理。对于一些重要或敏感上访问题，如发现有串连成批上访苗头，要及时向上级报告，并依照领导批示及时处理。
4. 回访。通过对来访者进行回访，了解情况，做好思想工作，巩固信访工作成果。
5.存档。信访办要按照周期将已办结的群众来访、“校长接待日”及时归档封存。
第十五条 为使信访事项落到实处，学校实行信访工作“领导责任制”和“首问责任制”。
（一）信访工作领导责任制：
1. 领导责任制是指根据信访案件类别和情节，对影响范围较大、师生反映强烈的案件，由校领导指定相关部门领导负责接待、处理、督办、稳控工作，在规定的时间内办结信访案件。
2. 信访案件较复杂或涉及多个部门的，由校信访办协调处置。
3. 校内各单位必须设立定期的领导接待日、开设“户外领导信箱”和“网络领导信箱”，对外公布并负责实施；“校领导接待日”、“校领导信箱”和“领导网络信箱”由校办负责实施。
4. 学校领导批办的信访案件须在校信访办规定的时间内给出调查结果及处理意见。
（二）信访工作首问责任制：
1. 工作人员从接待信访人来访，接受来电或来信等信息材料开始，一直到将处理结果告知信访人为止，必须坚持“谁接待、谁办理”“谁主管，谁负责”，努力做到态度热情，认真负责，使问题在规定时限内得到解决。
2. 各部门和单位在接到校信访办批办的信访案件后，必须指定专人负责办理，直至将信访案件处理结束并上报校信访办。
第十六条 校信访办及各相关单位受理的信访事项，应当自受理之日起15个工作日内办结，给信访人出具《信访事项答复意见书》；情况复杂的，经学校主管领导批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过30个工作日，工作人员须告知信访人延期理由，法律法规另有规定的，从其规定。
第十七条 下列信访请求不予受理：
（一）信访请求正在审查期间的。
（二）信访事项已经受理或者正在办理的。
（三）经过行政机关复核，信访人仍然以同一事实和理由提出信访请求的。
第五章 工作纪律
第十八条 信访工作人员纪律：
（一）正确贯彻执行党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及学校的规章制度。
（二）实事求是，坚持原则，廉洁自律，秉公办事，尽职尽责。
（三）做到文明、热情接待，听取陈述耐心，答复问题明确，处理问题及时认真。
（四） 严禁把信访人检举、揭发和批评信件、材料转交或透露给被检举、揭发、批评的单位（部门）和个人。绝不允许对检举、揭发、批评人进行打击报复和对信访人提出的正当要求久拖不办。
（五）不得丢失、隐匿和擅自销毁信访材料。
（六）不得介入与本人有利害关系的信访事项。
（七）要遵守国家法律法规和学校有关保密规定，对信访人的信息和各信访环节形成的信息、材料等必须妥善保存和保密，严禁外泄。
（八）在处理信访事项过程中吃拿卡要、谋取私利。
第十九条 对信访人无理取闹，妨碍学校教学、工作和生活秩序的，信访工作人员有权劝阻其行为，劝阻无效者，可报学校提请司法机关依法处理。
第六章  信访秩序
第二十条 信访人在信访过程中应当做到：
（一）遵守宪法、法律法规和学校规定，不得损害国家、社会、学校的利益和其他公民的合法权益。
（二）客观真实，对其所提供材料内容的真实性负责，不得捏造、歪曲事实，不得诬告、陷害他人。
第二十一条 信访人应当首先向本单位负责信访工作的领导提出信访事项，依法、逐级、有序反映问题。多人采用走访形式提出共同信访事项的，应当推选代表，代表人数不得超过 5 人。以走访形式提出信访事项的，应当到相关部门或指定的接待场所提出。
第二十二条 在信访活动中禁止下列行为：
（一）在学校办公、教学、科研场所内外及公共场所非法聚集，围堵、冲击学校办公、教学、科研场所，拦截工作车辆，或者堵塞、阻断交通。
（二）携带危险物品、管制器具。
（三）侮辱、殴打、威胁、恐吓学校工作人员，或非法限制他人人身自由。
（四）扰乱公共秩序，妨害国家和学校公共安全的其他行为。
第二十四条 信访人在学校办公、教学、科研场所及其它公共场所滞留，妨碍学校办公、教学、科研和生活秩序的，由信访接待部门给予劝阻、批评或者教育。经劝阻、批评和教育无效者，由学校保卫部门将信访人带离现场以维持秩序，或报请公安机关协助处理；对违反《中华人民共和国治安管理处罚法》、《中华人民共和国刑法》和其他法律法规的，由公安机关予以处罚。
第二十五条 信访人对答复意见不服的，可以自收到《信访事项答复意见书》之日起30日内向湖北省教育厅请求复查。
第七章 奖励与处罚
第二十六条 对在信访工作中做出优异成绩的单位或个人，给予表彰和奖励。
第二十七条 违反本规定，有下列行为之一的，给予通报批评，并责令限期改正；造成严重后果的对主要负责人、主管负责人和直接责任人给予行政处分：
（一）应当受理的信访事项拒不受理。
（二）在规定期限内未办结信访事项又不说明理由的。
（三）因工作失误造成集体上访事件的。
第二十八条 信访人提出的问题、建议或意见等对学校建设与发展有突出贡献的，给予奖励。
第二十九条 违反本规定第二十二条至第二十五条规定的，学校对校内信访人可以视情节给予纪律处分；经劝阻、批评和教育无效的校外信访人，可报请由公安机关处理。
第八章 附 则
第三十条 本办法由学校办公室负责解释。
第三十一条 本办法自发布之日起实施。
附件：1.信访工作流程图
2. 关于加强信访工作启用校长信箱的通知
3. 告知书（4种）
4. 受理告知书
5. 黄冈科技职业学院信访处理签
6. 信访事项答复意见书
7. 送达回证
8. 黄冈科技职业学院信访工作动态台账汇总
9.黄冈科技职业学院校领导接待日制度
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件1              信访工作流程图
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件2
关于加强信访工作启用校长信箱的通知
 
各单位及全体师生员工：
为及时广泛地听取全校师生员工对学校工作的意见和建议，加强有效沟通，为大家解决实际困难，进一步促进学校科学管理，学校定于2018年3月29日起启用校长信箱，并将有关事项通知如下：
一、为提高公开透明度和有效性，校长信箱实行来信实名制。
二、信箱管理。校长信箱由校办公室负责信访工作的人员管理，负责对来信的甄别、分级管理、上报和回复。
三、信件内容。来信可针对学校教学和管理服务等各方面的问题提出咨询、意见和建议。不受理与学校日常工作无直接关系的问题。不接受恶意来信，及不文明信件。
四、信件处理。对于一般性问题或困难，经过调查、协调后直接给予回复，对于需要研究、请示和不清楚的，或超出部门管理权限的问题，及时报告校长，研究并提出答复意见。如涉及投诉、举报等问题，严格保密，在事实清楚，有理有据的情况下报校领导处理。一般性问题，将在收到来信后3个工作日内答复；较为复杂的问题，原则上在一周内答复。
五、校长信箱是全校师生行使监督权、建议权等民主权利的重要平台。各单位在试运行中如遇到问题，请及时与校办公室联系。
校长邮箱：hgkjxzxx@yeah.net
联系人：薛顺娟
联系电话：0713-8671228、13995932642
 
黄冈科技职业学院
2018年3月28日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件3-①
 
告知书
 
××（先生/女士）：
    您提出的信访事项，相关单位已做出复核意见。
特此告知。
 
 
 
                                 （承办单位印章）
                                ××××年××月××日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件3-②
 
告知书
 
××（先生/女士）：
    您提出的信访事项正在办理中。根据《信访工作条例》第十八条规定，对您在规定期限（自受理之日起60日）内再次提出的同一信访事项，不重复受理。请予理解。
特此告知。
 
 
 
                                 （承办单位印章）
                                ××××年××月××日
 
 
 
 
 
 
 
 
附件3-③
 
告知书
 
××（先生/女士）：
    您提出的信访事项，相关单位已作出处理意见，根据《信访工作条例》第二十五条规定，您可以自收到处理意见之日起30日内向原办理单位的上一级单位申请复查。
特此告知。
 
 
 
                                 （承办单位印章）
                                ××××年××月××日
 
 
 
 
 
 
 
 
附件3-④
 
告知书
 
××（先生/女士）：
    您提出的信访事项，相关单位已作出复查意见，根据《信访工作条例》第二十五条规定，您可以自收到复查意见之日起30日内向原办理单位的上一级单位申请复核。
特此告知。
 
 
 
                                 （承办单位印章）
                                ××××年××月××日
 
 
 
 
 
 
 
 
附件4
 
受理告知书
 
××（先生/女士）：
    您提出的信访事项，我们决定予以受理。按照《信访工作条例》第二十五条规定，将于××年××月××日（最长不超过受理后60日）前办结并书面答复您。在此期间，您以同一事实和理由提出同一信访事项，本级和上级单位不予受理。
特此告知。
 
 
 
                                 （承办单位印章）
                                ××××年××月××日
 
 
 
 
 
 
 
附件5         黄冈科技职业学院信访处理签

信访事项基本情况	信访人姓名（名称）		信访人 身  份			信访人 联系方式
	来访方式		接访时间			接访人
	处理签 编  号	校信访【    】号		是否 复查		填表时间
	主要内容：
学校办公室拟办 意见
	相关要求	请及时办理，并形成书面材料，于   年   月   日前报学校办公室（联系人：    ；办公地点：   ；联系电话：       ），同时发送电子文档至E_mail:        。办理实有困难或建议不予办理的，同样书面回复。相关材料请单位主要负责人审定，并在纸质版上加盖公章。
校领导 批示意见	签字：
部门拟办意见	签字：
备注

《黄冈科技职业学院信访事项处理签》填写说明
 
1、信访人姓名（名称）栏目：信访人为个人的，填写其姓名；为多人的，填写主要人员姓名并注明人数；为多人，但属于同一家庭的，根据情况选填1人，不需注明人数；为单位、组织或社会团体的，填写其名称；上级政府部门转来的，填写信访事项原始提出者的姓名或名称。
2、信访人身份栏目：主要包括学生、学生家长、教师（在职/离休/退休）、教师（在职/离休/退休）家属，以及单位、组织或社会团体等类别；信访人个人有所在单位的，需注明所在单位名称。
3、来访方式栏目：主要包括来信（纸质书信、传真、电子邮件等）、来电、来访等三类。
4、接访人栏目：固定为模块负责人，其未直接接访的，在备注栏目中注明情况。
5、是否复查栏目：信访事项事前经过学校相关单位处理，信访人不服处理意见而向学校办公室提出的，填“是”，其余情况填“否”。
6、主要内容栏目：简要填写信访事项的大致情况，限300字内，可粘贴附件予以具体说明。
7、学校办公室拟办意见栏目：除“相关要求”为固定格式填写外，具体拟办意见一般由主任根据具体情况予以阅批，不便设置下拉菜单快捷选择填写。
8、校领导批示意见栏目：一般由校领导根据具体情况予以批示，不便设置下拉菜单快捷选择填写。
9、部门拟办意见栏目：可设置下拉菜单快捷选择填写，主要包括“已阅，按期办理回复”、“已阅，办理实有困难”、“已阅，建议不予办理”等选项。手动填写的，字数限400字内。详情已在“相关要求”中明确了书面回复要求。
10、备注栏目：接访人归档前据实填写。
 
流程说明
 
（1）接访人填写处理签——（2）流转到学校办公室主任处——（3）学校办公室主任阅批后，返回接访人处。若阅批不予接处的，返回接访人处后就此结束并存档——（4）流转到校领导处——（5）校领导批示后，返回接访人处。若批示不予接处的，返回接访人处后就此结束并存档——（6）流转到具体办理部门，一般为该部门负责信访工作的工作人员——（7）流转到部门负责人处填写拟办意见——（8）同时流转到接访人处，以及部门负责信访工作的工作人员处。但在部门负责信访工作的工作人员处，就此结束流程，剩下的工作由该部门网下办理；在接访人处，待归档前，会一直在个人待办事项中提醒，最后等部门回复书面材料，据实填写备注等内容，并正式点击归档后，全部流程正式结束。
 
附件6
信访事项答复意见书
 
××（先生/女士）：
您于××××年××月××日反映××××××××（信访人反映问题概述，问题发生的时间、地点、具体诉求、建议和意见等要素），我们于××××年××月××日受理，并发出受理告知书。
经调查，××××××××（以下内容为对信访人反映问题的认定、有关法律法规政策规定、调查情况和处理意见）。
如不服本处理意见，可自收到本答复意见书之日起30日内向省教育局提出复查申请。
 
 
                                 （承办单位印章）
                                ××××年××月××日
 
 
 
 
 
 
 
附件7
送达回证
 
                         （承办单位印章）
 

送达文书名称及件数
送达方式
送达地址
送达时间
信访人签字及意见
代收人签字及代收理由
送达人签字
备注

 
 
 
 
 
 
 

 
附件8
黄冈科技职业学院信访工作动态台账汇总
 
填报单位_____                                                                              填报日期_______

序号	信访人姓名 （集体或单位）	单位或地点	主要问题	问题责任单位	化解责任人	化解或稳控措施	其他需要说明的情况